Den 25 maj 2018 började det nya EU-direktivet GDPR (Dataskyddsförordningen) att gälla. I korthet innebär Dataskyddsförordningen att du får bättre kontroll över vilka personuppgifter som företag och organisationer har om dig och i detta fall också om dina barn och hur dessa får användas.
Lillskolans Montessoriförskolas integritetspolicy utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi arbetar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet. När du får dina personuppgifter registrerade eller på annat sätt behandlade har du vissa rättigheter och även rätt till viss information som vi nu tillhandahåller dig.
Vad är då en personuppgift?
En personuppgift är en uppgift som identifierar dig som person. Det kan till exempel vara ditt namn, adress, e-postadress, personnummer eller en bild på dig.
Användning av personuppgifter
För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag behöver vi behandla och spara olika personuppgifter. Personuppgifterna kan inhämtas på olika sätt. Oftast inhämtas personuppgifter direkt från dig men ibland kan personuppgifter även inhämtas från någon annan till exempel BVC. Dina personuppgifter sparas så länge de behövs eller så länge vi har en skyldighet att spara dem enligt lag. Vi värnar om din integritet och arbetar för att säkerställa att dina personuppgifter skyddas. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter.
För att vi ska få behandla dina personuppgifter måste det alltid finnas en rättslig grund. Det kan till exempel vara myndighetsutövning, rättslig förpliktelse, avtal eller allmänt intresse. I vissa fall kan vi behöva ditt samtycke för att få behandla dina personuppgifter (ex. foto). Vi behandlar enbart dina personuppgifter för de syften och de ändamål de samlas in. Däremot kan vi ha en skyldighet att enligt lag lämna uppgifterna till tredje part, t ex myndigheter.
Nedan följer information om hur Lillskolans Montessoriförskola behandlar, använder, bearbetar, skyddar och arkiverar/gallrar dina personuppgifter. Informationen riktar sig speciellt till vårdnadshavare med barn inskrivna på Lillskolans Montessoriförskola, vårdnadshavare med barn i kö till förskolan samt för anställda på Lillskolans Montessoriförskola.
Kontakta oss
Lillskolans Montessoriförskolas huvudman, det vill säga förskolans styrelse är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Du har rätt till information om när och hur dina personuppgifter behandlas, och i vissa fall även rätt att få dina uppgifter rättade, raderade eller begränsade. Du har även rätt att hos den personuppgiftsansvarige begära information om vilka personuppgifter som behandlas om dig, ett så kallat registerutdrag. Om du har några frågor eller funderingar om behandlingen av dina personuppgifter, hör av dig till dataskyddsombudet eller förskolans förskolechef på info@lillskolan.org.
För råd och vägledning om hantering av personuppgifter ska medarbetare och registrerade (personer vars personuppgifter är registrerade) vid Montessoriförskolan Lillskolan vända sig till dataskyddsombudet. Kontaktuppgifter: dataskyddsombud@lillskolan.org
Användning
- Vårdnadshavare samt barn som är inskrivna på Lillskolans Montessoriförskola, deras personuppgifter används för att:
- anmäla personuppgifter till kommunen för att få bidrag för förskoleverksamhet.
- för att ha en akutlista där alla telefonnummer, adress samt barnets personnummer finns vid utflykt, barnets sjukdom och/eller vid ev. olycksfall.
- inskrivning/kontrakt dokument.
- tillgodose barnens vistelsebehov, behovsunderlag för barnens vistelsetider baserat på vårdnadshavares arbetstider/arbetsgivare/tillsynsbehov.
- inkomstanmälan som ett underlag för vårdnadshavares månadsavgift.
- fotografier/bilder/film för att dokumentera verksamheten samt barnets lärandeprocess.
- registrering i TYRA-appen för att föra pedagogisk dokumentation över barnets lärandeprocess (observera dock att personliga uppgifter som registreras i Tyra-appen kontrolleras och behandlas enligt den personuppgiftspolicy som gäller för Bayou AB (länk till Tyra-appens personuppgiftspolicy samt deras underleverantör) och alltså inte av Lillskolans Montessoriförskola.
- vid dokumentation av handlingsplaner och åtgärdsplaner, i dokumentation av anmälan till socialtjänst, polis, sjukvård, brandkår, tillbud, incidentrapport, kränkande behandling eller sexuella trakasserier.
- förskolans verksamhet ska kunna nå ut med information via mail, vilket innebär att vårdnadshavares mailkontakter och telefonnummer etc lagras.
- andra uppgifter som behövs för att administrera till exempel gruppindelningar av barnen, specialkost, specialpedagogiska behov, underlag för utvecklingssamtal med vårdnadshavare eller anteckningar i elevvårdande verksamhet och annan information som behövs för därmed jämförliga ändamål.
- Vårdnadshavares/Vårdnadshavarnas namn, adress, telefonnummer, emailadress och behovsdatum för omsorg samt barnets personnummer för att:
- kunna stå i kö till Lillskolans Montessoriförskola.
- för att vi ska kunna komma i kontakt med dessa vårdnadshavare vid erbjudande om eventuell plats.
- Anställds personuppgifter används till att:
- administrera den anställdes lön, försäkringar, pension, tjänstereglemente och övrigaanställningsvillkor osv.
- för att kunna nå den anställde utanför arbetstid angående arbetsrelaterade frågor.
- för att kunna nå anhöriga vid olycksfall eller liknande samt anhöriglista/vikarielista
Den personuppgiftsbehandling som utförs i samband med inskrivning eller anställning på Lillskolans Montessoriförskola är laglig för att den är nödvändig för fullgörandet av barnomsorgstjänst/arbetsgivaråtaganden och för att Lillskolan har ett berättigat intresse av att kunna behandla personuppgifterna för nedan angivna ändamål:
- Behandling är nödvändig för att fullgöra avtal kring barnomsorg samt att fullgöra laglig skyldighet.
- Skydda den registrerades vitala intressen.
- Fullgöra arbetsuppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.
- Tillgodose ett berättigat intresse hos personuppgiftsansvarig (intresseavvägning).
- Utifrån samtycke.
Behandling av personuppgifter som är att anse som känslig, exempelvis sådan personuppgiftsbehandling som gäller allergier, hälsa, utvecklingsförändringar utförs bara efter nödvändighet och med stöd i lag.
Ändamålen för att behandla dina personuppgifter är att sköta administration, arbetsgivarskyldigheter, samt ovan nämnda ändamål.
Dina personuppgifter kommer med nödvändighet att behandlas i Lillskolans Montessoriförskolas IT-system (Google Education) för lagring och mail.
Vid all hantering av dina personuppgifter iakttar vi behovet av säkerhet och sekretess. Då en eller flera av de registrerade är barn, krävs särskilt skydd av personuppgifterna. Därför är t ex dokument med personuppgifter skyddade med en kod.
Akutlista med barnens och vårdnadshavarnas kontaktuppgifter finns tillgänglig för alla medarbetare på Lillskolans Montessoriförskola och förvaras så att obehöriga inte har tillgång till den. All sådan behandling av personuppgifter sker vidare utifrån att adekvata tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder har vidtagits i enlighet med de krav som ställs utifrån gällande dataskyddsregler. Fysiska uppgifter av känslig art förvaras inlåsta.
Samtliga anställda och övriga som Lillskolans Montessoriförskola svarar för och som behandlar personuppgifterna är bundna av en sekretessförbindelse motsvarande vad som krävs enligt gällande dataskyddsregler och vad som i övrigt följer av lag.
Lagringstiden
Lillskolans Montessoriförskola behandlar dina personuppgifter så länge du är i kö, har ett barn inskrivet eller är anställd hos oss. När barnet har slutat på förskolan/din anställning har upphört/barnet har nått åldern för att börja i förskoleklass raderas personuppgifterna samma läsår som barnet lämnar verksamheten. Lillskolans Montessoriförskola kommer då endast att fortsätta lagra dem om det följer någon sådan skyldighet på grund av lag (exempelvis tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen).
Dina rättigheter
Du har rätt till insyn i hur dina personuppgifter behandlas. Det betyder att du kan begära att få tillgång till viss information om behandlingen. Du har även rätt att begära att få felaktiga personuppgifter ändrade, överflödig behandling begränsad, ogrundad behandling raderad och begära att få personuppgifter flyttade från vårt system till en annan aktör, s.k. dataportabilitet. Du kan också när som helst begära att ett tidigare samtycke som tidigare lämnats avseende personuppgifter ska ändras. En begäran om något av det nämnda kan skickas till info@lillskolan.org samt dataskyddsombud@lillskolan.org. Du har också rätt att vända dig till datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten (www.datainspektionen.se) med eventuella klagomål om du är missnöjd med personuppgiftsbehandlingen, men vi hoppas såklart att du i första hand vänder dig till oss för frågor och begäranden avseende vår personuppgiftsbehandling.